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10 claves para organizar un evento de éxito

La buena gestión de las relaciones, tanto internas como externas, ayudará a que tu empresa experimente un crecimiento notable. Es importante saber comunicar correctamente tu filosofía, así como cuidar la forma de hacerlo. Una buena manera de transmitir tu mensaje de manera distendida y propicia es organizando eventos, pero sin caer en el aburrimiento y la monotonía ya que es vital que los asistentes disfruten del acontecimiento. Para ello, es indispensable seguir los siguientes consejos.

El negocio está en las fiestas. Parece una afirmación absurda, pero no lo es. Las personas tendemos a relajarnos cuando estamos en una celebración, y, por lo tanto, permitimos la entrada de más información ya que estamos más receptivos. Por ello, de vez en cuando, debemos organizar eventos para tratar de más de cerca con nuestros clientes y con nuestros consumidores potenciales. Además, es tan importante transmitir nuestro mensaje a nuevas empresas como cuidar a aquellos clientes que ya trabajan con nosotros.

Una buena forma de interactuar y de compartir un rato agradable con ellos es organizando un evento, un congreso o un meeting. Aunque gestionar este tipo de acontecimientos es complicado, el secreto del éxito está en saber combinar a la perfección los aspectos más ociosos con los puramente laborales. La creatividad, la innovación y el networking son tres elementos indispensables para que nuestra idea cuaje y se convierta en un auténtico éxito.

A continuación, os damos las claves para hacerlo:

1.-  Elegir correctamente qué tema queremos tratar, ¿por qué les citamos?: Es importante saber cuál es nuestro objetivo. ¿Qué esperamos que suceda tras el evento? Para ello debemos tener muy claro el mensaje que queremos transmitir y de qué forma queremos hacerlo. Nuestros asistentes vienen a disfrutar, pero son conscientes de que se trata de un encuentro de negocios.

2.- Escoger un sitio apropiado: El espacio donde acojamos a nuestros invitados es nuestra carta de presentación. Elegir correctamente un restaurante, un hotel o una sala de actos nos dará muchos puntos a la hora de recibir una respuesta positiva por parte del asistente.

3.- Día y hora: Elegir bien la fecha del evento puede garantizar una buena acogida. Es importante informarse bien sobre qué acontecimientos paralelos hay ese día y en esa franja horaria y ver si pueden hacer tambalear el éxito de la celebración.

4.- Establecer metas y métodos para cuantificar el éxito (ROI): Debemos marcarnos unas pautas y unos objetivos para poder valorar si realmente hemos logrado nuestro propósito o si, por el contrario, nos hemos equivocado en el camino.

5- Contar con la presencia de un experto en la materia: Contratar a un ponente que disponga de un discurso claro y entretenido que aporte valor al evento, ya que será el reclamo. Es muy importante elegir bien al experto puesto que con su sola presencia es capaz de captar interesados en asistir a nuestra celebración.

6.- Definir el tipo de evento: ¿Qué estamos planificando? ¿Un almuerzo? ¿Una comida? ¿Una cena? Debemos delimitar muy bien en el encuentro y preparar un catering acorde con la franja horaria. En el caso de que nuestro evento durase más de un día, tenemos que contactar con un hotel para reservar habitaciones.

7.- Espacio de networking: Disponer de tiempo para que los invitados puedan hablar entre ellos, se puedan relacionar. El networking es lo que permite afianzar relaciones y forjar proyectos. Intercambiar ideas y pensamientos siempre es beneficioso para tu negocio y para el de tus asistentes.

8.- Vestir el evento: Es importante disponer de material tecnológico, conexión Wi-Fi, material audiovisual, carteles, logos y pancartas que ensalcen tu idea o tu empresa.

9.- Llamar a los medios de comunicación: La presencia de los medios garantiza difusión. No podemos olvidarnos de ellos ya que no sólo darán credibilidad al evento sino que además comunicarán nuestro mensaje más allá del lugar en el que se celebre.

10.- Ser un buen anfitrión: En todo momento debemos mostrarnos participativos y cercanos. Es importante conversar con todos los asistentes y agradecerles su presencia, así como intentar complacerles en lo que necesiten.

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Las mejores apps para trabajar con tu Ipad este verano

En esta época veraniega, somos muchos los que necesitamos abandonar los portátiles y los ordenadores de sobremesa para disfrutar de un rato de descanso y relax, eso sí, sin descuidar nuestras responsabilidades laborales. La mejor forma de hacerlo es usando el Ipad como herramienta, por eso os desvelaremos algunas de las mejores apps para trabajar cómodamente, incluso, desde la playa.

Es el momento de disfrutar trabajando. Ha llegado el verano y todos deberíamos calzarnos las chancletas, coger la toalla y divertirnos junto a los nuestros tumbados sobre la arena. Pese a ello, somos muchos los que en estas fechas todavía nos debemos a nuestras empresas y no podemos desatender nuestras responsabilidades laborales.

Años atrás, esta situación obligaba a quedarse encerrado en la oficina o en el despacho de casa, pero hoy en día, gracias a la tecnología, podemos gestionar nuestro trabajo desde cualquier lugar, incluso, desde la playa. Con un sencillo Ipad seremos capaces de abordar cualquier asunto o reunión online, únicamente descargando algunas aplicaciones:

Quickoffice Pro HD: Con una interfaz sencilla y práctica, QuickOffice Pro permite organizar los archivos de texto simple en carpetas y además te ofrece la opción de escribir y de leer directamente desde Google Docs, Evernote o Dropbox.

Pages: Es el mejor procesador de textos para Ipad, ideal para periodistas y oficinistas. Además, te permite introducir imágenes y editar los archivos, por lo que se convierte en una aplicación absolutamente imprescindible si necesitas escribir.

Numbers: Esta aplicación es un equivalente a Excel. Permite dividir trabajos en pestañas, elaborar fórmulas y generar gráficos. Además, cuenta con unas plantillas muy sencillas y elegantes que agilizan el trabajo.

Adobe Ideas: Indispensable para creativos. Esta herramienta permite hacer dibujos, ilustraciones y diseños de gran calidad. Además, sirve para idear bocetos con la máxima garantía.

Dropbox: Es imprescindible para trabajar a distancia. Esta app nos permite compartir archivos a tiempo real desde cualquier punto, almacenar documentos, y sincronizarlos desde cualquier plataforma. Además, es capaz de abrir cualquier documento sin necesidad de ninguna aplicación externa.

Skype: Es la forma más económica de realizar llamadas internacionales. Podrás mantener cualquier reunión online mediante esta excelente herramienta gratuita para negociaciones a distancia.

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La Responsabilidad Social Corporativa: la mejor forma de crear valor añadido

La adopción de criterios de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) por parte de las empresas permite a las compañías crear valor económico, medioambiental y social a corto y largo plazo.

Las prioridades de las empresas están cambiando. Hace unos años la máxima preocupación era saber cómo explotar los recursos financieros para poder obtener mayores beneficios en un período corto de tiempo, mientras que actualmente, los empresarios están aprendiendo que el éxito se basa en las relaciones. Los directivos deben mimar a sus plantillas y preocuparse por sus clientes. Es decir, lo social está ganando terreno a lo meramente económico.

Combinar los objetivos sociales y económicos suele ser complicado e, incluso, algunas corrientes financieras consideran que es imposible actuar en beneficio de unos sin perjudicar a los otros. Aparte, los sectores más reacios a este pensamiento aseguran que los accionistas (o shareholders) únicamente deben preocuparse por los intereses de los directivos de la organización, mientras que sus defensores afirman que un comportamiento socialmente responsable no es incompatible con la creación de valor.

Poco a poco, la mentalidad ha ido cambiando y los directivos están tomando conciencia de la necesidad de adoptar los criterios de la RSC. Esta tendencia se caracteriza por crear valor económico, medioambiental y social a corto y largo plazo, contribuyendo a una mejora sensible del bienestar tanto a nivel interno como externo de la propia empresa o entidad que la adopta.

De hecho, un reciente estudio elaborado por PrinceWaterhouseCoopers en el que se realizaron entrevistas a mil directores generales de empresas de 43 países distintos concluyó que el 79% de los encuestados considera vital adoptar criterios de  RSC para aumentar sus beneficios. Además, un 71% también asegura estar dispuesto a sacrificar la obtención de ingresos inmediatos a cambio de mejorar su reputación y crear vínculos positivos con su público objetivo.

Asimismo, esta apuesta por cuidar los comportamientos sociales se está implementando rápidamente en las grandes compañías y son una de las principales herramientas de atracción para posibles clientes. Aparte, el aumento de la conciencia ecológica por parte de los ciudadanos ha sido uno de los detonantes para que los empresarios se hayan decidido a dedicar más recursos a la RSC y, de este modo, empatizar con sus consumidores, que son los que marcarán el devenir de su negocio.

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6 claves para confeccionar un buen plan de comunicación

El crecimiento y la evolución de una compañía vienen determinadas por la imagen corporativa que se transmite tanto en el exterior como en el interior de la empresa. Por ello, es indispensable configurar un óptimo plan de comunicación que funcione como  herramienta de gestión compleja y sofisticada. Su elaboración requiere de una estrategia muy bien definida y necesita de unas pautas de actuación establecidas.

En un principio, los directivos parecían estar más preocupados por comunicarse con sus clientes que por tratar de transmitir su filosofía a su propio equipo. Esta tendencia está cambiando y, actualmente, el reto corporativo está en saber cómo motivar a los propios empleados para que puedan explotar todas sus cualidades y, así, aumentar su rendimiento empresarial.  Saber inculcar la filosofía, la cultura y los valores corporativos a los trabajadores permitirá que, desde el departamento de comunicación, se pueda elaborar un plan que proyecte una imagen positiva que atraiga a futuros clientes.

Hay que tener presente que confeccionar un plan de comunicación implica la unión de todos los rangos de la empresa ya que todos deben remar hacia una misma dirección. Para ello se debe diseñar una estrategia comunicativa dirigida a la consecución de los objetivos basada en el análisis del entorno, la evolución de la marca, la potenciación de la imagen interna y externa de la empresa, y el suministro de información a otros departamentos.

1.- Detallar qué queremos conseguir: Tenemos que definir minuciosamente cuál es  el objetivo que pretendemos alcanzar con nuestro plan de comunicación. Estudiar cómo pensamos lograrlo y, sobre todo, dibujar una estrategia para tener muy claro qué mensaje queremos transmitir, a quién queremos que llegue y, sobre todo, qué reacción esperamos de ellos. Los retos deben ser reales por lo que las metas que nos marquemos debemos ser capaces de conseguirlas.

2.-Delimitar a quién va dirigido nuestro mensaje: Aunque pueda parecer algo evidente, es vital tener muy claro cuál es nuestro público objetivo. No es efectivo lanzar nuestro plan de comunicación sin delimitar quién será el receptor del mensaje. ¿Quién nos interesa que nos escuche y que actúe? Dependiendo de la respuesta, el canal de difusión y/o transmisión cambiará.

3.- Estructurar qué queremos decir, enfocar bien nuestra idea: Cuando se elabora un plan de comunicación es porque esperamos una respuesta del receptor, ya sea un socio, un cliente o un potencial cliente. Por ello, el mensaje debe moldearse dependiendo del público al que vaya dirigido. Enfocar bien nuestra idea nos permitirá que nuestro mensaje sea captado y obtengamos una respuesta (negativa o positiva) pero siempre del sector que nos hemos prefijado anteriormente.

4.- Saber con qué recursos contamos: ¿De cuánto dinero disponemos? Para ejecutar un buen plan de comunicación no es necesario invertir una gran suma de capital. Debemos optimizar al máximo nuestros recursos y combinarlos con un proyecto innovador  capaz de provocar una reacción positiva al receptor.

5.- Elegir el modo de difusión del mensaje: Existen dos tipos de ejecución del plan de comunicación:

- Personalizado: Llamadas telefónicas, campañas de redes sociales, campañas de telemarketing, publicidad, y, por supuesto, disponer de una web corporativa actualizada y potenciar el engagement y la interacción. Ésta sería la opción más económica aunque el trato es más directo y se puede llegar a conseguir un buen número de clientes.

- En masa: Si disponemos de un capital mayor y queremos llegar a un público más amplio. Ejemplos de esta opción podrían ser la celebración de ferias o eventos, revistas, TV y radio, aunque no podemos obviar las herramientas digitales. Internet, las redes sociales y las comunidades virtuales son también opciones muy válidas para difundir nuestro mensaje en masa.

6.- ¿Hemos logrado el objetivo?: En el último punto deberíamos regresar al principio y ver si hemos alcanzado nuestra meta. ¿Hemos seguido correctamente los pasos que nos hemos marcado en nuestro plan de comunicación? ¿Hemos logrado todo lo que nos hemos propuesto? Para contestar a estas preguntas tenemos que recurrir a los KPI o Indicadores Clave de Desempeño que muestran el rendimiento de los procesos. Éstos son ‘vehículos comunicativos’ que permiten la transmisión del mensaje en todos los niveles jerárquicos de la empresa. Los KPI se definen como SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timely) y tienen como objetivos principales: medir el nivel del servicio, diagnosticar el estado de la situación, comunicar e informar constantemente y, sobre todo, motivar a los equipos responsables del cumplimiento del objetivo.

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5 pasos para crear una efectiva nota de prensa

La mala gestión de los comunicados de prensa provoca que más del 80% de éstos acaben en la basura de los medios de comunicación. Antes de ponernos a redactar debemos tener muy claro qué queremos decir y qué valor añadido ofrecemos.

Vivimos en la era de la información. Todas las empresas, o prácticamente todas, se han percatado de la importancia de disponer de una buena relación con los medios de comunicación y tratan de enlazar con ellos mediante notas de prensa. Estos comunicados son el instrumento más utilizado por las compañías para abarcar a un mayor número de público objetivo, pero su ejecución no siempre es la más acertada.

En muchas ocasiones, es tanta la relevancia que las organizaciones ponen en los medios que tienden a ahogar esa baza y acaba perjudicándolas. El abuso indiscriminado de notas de prensa provoca que los diarios, revistas…envíen el comunicado directamente a la basura. De hecho, actualmente más del 80% de éstos acaban perdiéndose en el olvido.

Antes de ponernos a redactar, debemos tener en cuenta lo que un periodista considera importante. En los medios, la primera pregunta que se hacen es: ¿Qué le aporta este artículo a mi lector?

Teniendo clara esta premisa, debemos focalizar nuestros esfuerzos en escribir una nota de prensa que trate temas novedosos, infrecuentes, importantes, en definitiva, de interés público.

El primer paso es saber delimitar a qué público objetivo va, qué queremos decir, cuándo sucederá (o ha sucedido), dónde y por qué. Una vez respondidas estas preguntas es hora de empezar a elaborar el texto.

1.       Titular atrayente: Según un estudio realizado por Unbounce, podemos perder un 80% de los lectores si no conseguimos dar con un título que realmente les enganche y les invite a seguir leyendo.

2.      El lid o la entradilla: Es importante saber resumir en un solo párrafo las ideas fundamentales que expondremos en el texto. De este modo, el público ya sabe de qué irá la noticia y si es de su interés o no.

3.      El cuerpo de la noticia: En el caso de las notas de prensa, el texto se construye de manera piramidal (de mayor a menor relevancia) y no secuencial o cronológica como podría suceder en otros artículos. Es muy importante usar un lenguaje llano, sencillo e informativo y se deben evitar las opiniones y los puntos de vista.

4.      Los pequeños detalles: No cometer fallos es imprescindible. Las erratas son demasiado frecuentes y eso provoca que la noticia no salga publicada. Un teléfono mal escrito, una dirección errónea, una hora equivocada… provoca que el esfuerzo realizado en la redacción de la nota de prensa haya sido en vano. Los detalles son muy importantes y debemos cuidarlos porque marcan la diferencia.

5.      Datos de la empresa: Es bueno que el periodista sepa de qué empresa se trata, el sector, el número de trabajadores, sus intereses, su proyección… 

Para concluir, para evitar bombardear a aquellos medios que no están interesados en nosotros es recomendable añadir una opción que les permita dejar de recibir nuestra información. De este modo, no seremos una marca mal vista para el medio y quién sabe si en un futuro nos volverán a contactar. En caso contrario, nos catalogarán como ‘pesados’ y nuestra reputación caerá sustancialmente.

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La comunicación interna, un lujo convertido en necesidad

Las empresas por fin se han dado cuenta de que la motivación de sus trabajadores y el saber inculcarles una verdadera cultura corporativa son dos claves indispensables para fomentar un entorno favorable que les satisfaga personal y profesionalmente. 

¡Comunicar, qué poco cuesta y qué efectivo es! Durante muchos años, se ha vivido con la sensación de que poder disponer de una buena comunicación interna era un lujo que sólo podían permitirse las grandes empresas; afortunadamente, esta visión ha cambiado hasta tal punto que actualmente se considera que ésta es una herramienta necesaria e indispensable para el buen funcionamiento de cualquier negocio.

La comunicación interna es la comunicación bidireccional entre trabajadores y  directivos y nace como respuesta al convencimiento de que un equipo motivado siempre obtiene mejores resultados. Muchas compañías desconocen que para aumentar su competitividad deben rodearse de personas comprometidas, identificadas  con la cultura corporativa y, sobre todo, fieles a la organización. Es ahí, donde radica la importancia de una buena comunicación interna.

Es vital que los empleados conozcan qué está pasando dentro de su empresa ya sea informándoles con mensajes corporativos, reuniones semanales, boletines o, por qué no, mediante el uso de las redes sociales.  La transparencia dentro de la entidad es necesaria para que falsos rumores no enrarezcan el ambiente y creen falsas alarmas que puedan dañar el funcionamiento de la compañía.

Existen dos tipos de comunicación interna: ascendente y descendente. Es importante contar con ambas, ya que si no puede caerse en el error de convertir la comunicación empresarial en un camino unidireccional olvidándose por completo del trabajador.

Según el profesor y motivador, Connor Neill el diálogo entre todos los rangos de la compañía es imprescindible para que no se pierda la esencia de la comunicación interna: “Es muy importante no confundir comunicación con la mera información. La comunicación interna no radica en el bombardeo de mensajes sino en un feedback entre todas las categorías de la organización. Conocer las opiniones o las sugerencias del trabajador ayudará a la mejora del funcionamiento de la empresa y, por lo tanto, es muy posible que los beneficios se incrementen”.

La gestión de la comunicación corporativa recae en el Dircom. Esta figura no sólo se encarga de la redacción de comunicados, notas de prensa, newsletters…sino que debe ser capaz de elaborar estrategias globales que incluyan la comunicación tradicional, community management, así como realizar auditorías internas, externas y online. Además, también debe cuidar y optimizar la comunicación interna y la reputación de la organización, unificando a todos los públicos internos de la empresa. En otras palabras, es el responsable de conseguir crear un clima de implicación e integración de los trabajadores con la compañía y de incrementar su motivación para aumentar la productividad.

Una buena forma de lograr la cohesión del equipo es potenciar el uso de una intranet que contemple las tres características imprescindibles en la consolidación de un modelo: inmediatez, sencillez, interactividad. Es vital que el trabajador vea que se tiene en cuenta su opinión y que él, sea cual sea su cargo, es capaz de mejorar el funcionamiento de su empresa. Además, mostrarle reconocimiento público por el trabajo bien hecho fortalecerá su ego y le reconfortará.

La consecución de la participación activa de los órganos directivos de la entidad es otra herramienta importante de acercamiento entre todos los elementos de la compañía.

En los últimos años, las empresas se han concienciado de la necesidad de potenciar su comunicación interna tal y como demuestra  la estadística elaborada por la agencia británica Fifth Business, en la que concluyó que en los últimos 3 años ha habido un aumento en el gasto en ésta del  42%. Algunas de las entidades españolas reconocidas por el Observatorio de la Comunicación Interna en 2011 fueron: Telefónica,  Arbora&Ausonia, CatalunyaCaixa o Tecnatom.

 

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