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6 claves para confeccionar un buen plan de comunicación

El crecimiento y la evolución de una compañía vienen determinadas por la imagen corporativa que se transmite tanto en el exterior como en el interior de la empresa. Por ello, es indispensable configurar un óptimo plan de comunicación que funcione como  herramienta de gestión compleja y sofisticada. Su elaboración requiere de una estrategia muy bien definida y necesita de unas pautas de actuación establecidas.

En un principio, los directivos parecían estar más preocupados por comunicarse con sus clientes que por tratar de transmitir su filosofía a su propio equipo. Esta tendencia está cambiando y, actualmente, el reto corporativo está en saber cómo motivar a los propios empleados para que puedan explotar todas sus cualidades y, así, aumentar su rendimiento empresarial.  Saber inculcar la filosofía, la cultura y los valores corporativos a los trabajadores permitirá que, desde el departamento de comunicación, se pueda elaborar un plan que proyecte una imagen positiva que atraiga a futuros clientes.

Hay que tener presente que confeccionar un plan de comunicación implica la unión de todos los rangos de la empresa ya que todos deben remar hacia una misma dirección. Para ello se debe diseñar una estrategia comunicativa dirigida a la consecución de los objetivos basada en el análisis del entorno, la evolución de la marca, la potenciación de la imagen interna y externa de la empresa, y el suministro de información a otros departamentos.

1.- Detallar qué queremos conseguir: Tenemos que definir minuciosamente cuál es  el objetivo que pretendemos alcanzar con nuestro plan de comunicación. Estudiar cómo pensamos lograrlo y, sobre todo, dibujar una estrategia para tener muy claro qué mensaje queremos transmitir, a quién queremos que llegue y, sobre todo, qué reacción esperamos de ellos. Los retos deben ser reales por lo que las metas que nos marquemos debemos ser capaces de conseguirlas.

2.-Delimitar a quién va dirigido nuestro mensaje: Aunque pueda parecer algo evidente, es vital tener muy claro cuál es nuestro público objetivo. No es efectivo lanzar nuestro plan de comunicación sin delimitar quién será el receptor del mensaje. ¿Quién nos interesa que nos escuche y que actúe? Dependiendo de la respuesta, el canal de difusión y/o transmisión cambiará.

3.- Estructurar qué queremos decir, enfocar bien nuestra idea: Cuando se elabora un plan de comunicación es porque esperamos una respuesta del receptor, ya sea un socio, un cliente o un potencial cliente. Por ello, el mensaje debe moldearse dependiendo del público al que vaya dirigido. Enfocar bien nuestra idea nos permitirá que nuestro mensaje sea captado y obtengamos una respuesta (negativa o positiva) pero siempre del sector que nos hemos prefijado anteriormente.

4.- Saber con qué recursos contamos: ¿De cuánto dinero disponemos? Para ejecutar un buen plan de comunicación no es necesario invertir una gran suma de capital. Debemos optimizar al máximo nuestros recursos y combinarlos con un proyecto innovador  capaz de provocar una reacción positiva al receptor.

5.- Elegir el modo de difusión del mensaje: Existen dos tipos de ejecución del plan de comunicación:

- Personalizado: Llamadas telefónicas, campañas de redes sociales, campañas de telemarketing, publicidad, y, por supuesto, disponer de una web corporativa actualizada y potenciar el engagement y la interacción. Ésta sería la opción más económica aunque el trato es más directo y se puede llegar a conseguir un buen número de clientes.

- En masa: Si disponemos de un capital mayor y queremos llegar a un público más amplio. Ejemplos de esta opción podrían ser la celebración de ferias o eventos, revistas, TV y radio, aunque no podemos obviar las herramientas digitales. Internet, las redes sociales y las comunidades virtuales son también opciones muy válidas para difundir nuestro mensaje en masa.

6.- ¿Hemos logrado el objetivo?: En el último punto deberíamos regresar al principio y ver si hemos alcanzado nuestra meta. ¿Hemos seguido correctamente los pasos que nos hemos marcado en nuestro plan de comunicación? ¿Hemos logrado todo lo que nos hemos propuesto? Para contestar a estas preguntas tenemos que recurrir a los KPI o Indicadores Clave de Desempeño que muestran el rendimiento de los procesos. Éstos son ‘vehículos comunicativos’ que permiten la transmisión del mensaje en todos los niveles jerárquicos de la empresa. Los KPI se definen como SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timely) y tienen como objetivos principales: medir el nivel del servicio, diagnosticar el estado de la situación, comunicar e informar constantemente y, sobre todo, motivar a los equipos responsables del cumplimiento del objetivo.

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5 pasos para crear una efectiva nota de prensa

La mala gestión de los comunicados de prensa provoca que más del 80% de éstos acaben en la basura de los medios de comunicación. Antes de ponernos a redactar debemos tener muy claro qué queremos decir y qué valor añadido ofrecemos.

Vivimos en la era de la información. Todas las empresas, o prácticamente todas, se han percatado de la importancia de disponer de una buena relación con los medios de comunicación y tratan de enlazar con ellos mediante notas de prensa. Estos comunicados son el instrumento más utilizado por las compañías para abarcar a un mayor número de público objetivo, pero su ejecución no siempre es la más acertada.

En muchas ocasiones, es tanta la relevancia que las organizaciones ponen en los medios que tienden a ahogar esa baza y acaba perjudicándolas. El abuso indiscriminado de notas de prensa provoca que los diarios, revistas…envíen el comunicado directamente a la basura. De hecho, actualmente más del 80% de éstos acaban perdiéndose en el olvido.

Antes de ponernos a redactar, debemos tener en cuenta lo que un periodista considera importante. En los medios, la primera pregunta que se hacen es: ¿Qué le aporta este artículo a mi lector?

Teniendo clara esta premisa, debemos focalizar nuestros esfuerzos en escribir una nota de prensa que trate temas novedosos, infrecuentes, importantes, en definitiva, de interés público.

El primer paso es saber delimitar a qué público objetivo va, qué queremos decir, cuándo sucederá (o ha sucedido), dónde y por qué. Una vez respondidas estas preguntas es hora de empezar a elaborar el texto.

1.       Titular atrayente: Según un estudio realizado por Unbounce, podemos perder un 80% de los lectores si no conseguimos dar con un título que realmente les enganche y les invite a seguir leyendo.

2.      El lid o la entradilla: Es importante saber resumir en un solo párrafo las ideas fundamentales que expondremos en el texto. De este modo, el público ya sabe de qué irá la noticia y si es de su interés o no.

3.      El cuerpo de la noticia: En el caso de las notas de prensa, el texto se construye de manera piramidal (de mayor a menor relevancia) y no secuencial o cronológica como podría suceder en otros artículos. Es muy importante usar un lenguaje llano, sencillo e informativo y se deben evitar las opiniones y los puntos de vista.

4.      Los pequeños detalles: No cometer fallos es imprescindible. Las erratas son demasiado frecuentes y eso provoca que la noticia no salga publicada. Un teléfono mal escrito, una dirección errónea, una hora equivocada… provoca que el esfuerzo realizado en la redacción de la nota de prensa haya sido en vano. Los detalles son muy importantes y debemos cuidarlos porque marcan la diferencia.

5.      Datos de la empresa: Es bueno que el periodista sepa de qué empresa se trata, el sector, el número de trabajadores, sus intereses, su proyección… 

Para concluir, para evitar bombardear a aquellos medios que no están interesados en nosotros es recomendable añadir una opción que les permita dejar de recibir nuestra información. De este modo, no seremos una marca mal vista para el medio y quién sabe si en un futuro nos volverán a contactar. En caso contrario, nos catalogarán como ‘pesados’ y nuestra reputación caerá sustancialmente.

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La comunicación interna, un lujo convertido en necesidad

Las empresas por fin se han dado cuenta de que la motivación de sus trabajadores y el saber inculcarles una verdadera cultura corporativa son dos claves indispensables para fomentar un entorno favorable que les satisfaga personal y profesionalmente. 

¡Comunicar, qué poco cuesta y qué efectivo es! Durante muchos años, se ha vivido con la sensación de que poder disponer de una buena comunicación interna era un lujo que sólo podían permitirse las grandes empresas; afortunadamente, esta visión ha cambiado hasta tal punto que actualmente se considera que ésta es una herramienta necesaria e indispensable para el buen funcionamiento de cualquier negocio.

La comunicación interna es la comunicación bidireccional entre trabajadores y  directivos y nace como respuesta al convencimiento de que un equipo motivado siempre obtiene mejores resultados. Muchas compañías desconocen que para aumentar su competitividad deben rodearse de personas comprometidas, identificadas  con la cultura corporativa y, sobre todo, fieles a la organización. Es ahí, donde radica la importancia de una buena comunicación interna.

Es vital que los empleados conozcan qué está pasando dentro de su empresa ya sea informándoles con mensajes corporativos, reuniones semanales, boletines o, por qué no, mediante el uso de las redes sociales.  La transparencia dentro de la entidad es necesaria para que falsos rumores no enrarezcan el ambiente y creen falsas alarmas que puedan dañar el funcionamiento de la compañía.

Existen dos tipos de comunicación interna: ascendente y descendente. Es importante contar con ambas, ya que si no puede caerse en el error de convertir la comunicación empresarial en un camino unidireccional olvidándose por completo del trabajador.

Según el profesor y motivador, Connor Neill el diálogo entre todos los rangos de la compañía es imprescindible para que no se pierda la esencia de la comunicación interna: “Es muy importante no confundir comunicación con la mera información. La comunicación interna no radica en el bombardeo de mensajes sino en un feedback entre todas las categorías de la organización. Conocer las opiniones o las sugerencias del trabajador ayudará a la mejora del funcionamiento de la empresa y, por lo tanto, es muy posible que los beneficios se incrementen”.

La gestión de la comunicación corporativa recae en el Dircom. Esta figura no sólo se encarga de la redacción de comunicados, notas de prensa, newsletters…sino que debe ser capaz de elaborar estrategias globales que incluyan la comunicación tradicional, community management, así como realizar auditorías internas, externas y online. Además, también debe cuidar y optimizar la comunicación interna y la reputación de la organización, unificando a todos los públicos internos de la empresa. En otras palabras, es el responsable de conseguir crear un clima de implicación e integración de los trabajadores con la compañía y de incrementar su motivación para aumentar la productividad.

Una buena forma de lograr la cohesión del equipo es potenciar el uso de una intranet que contemple las tres características imprescindibles en la consolidación de un modelo: inmediatez, sencillez, interactividad. Es vital que el trabajador vea que se tiene en cuenta su opinión y que él, sea cual sea su cargo, es capaz de mejorar el funcionamiento de su empresa. Además, mostrarle reconocimiento público por el trabajo bien hecho fortalecerá su ego y le reconfortará.

La consecución de la participación activa de los órganos directivos de la entidad es otra herramienta importante de acercamiento entre todos los elementos de la compañía.

En los últimos años, las empresas se han concienciado de la necesidad de potenciar su comunicación interna tal y como demuestra  la estadística elaborada por la agencia británica Fifth Business, en la que concluyó que en los últimos 3 años ha habido un aumento en el gasto en ésta del  42%. Algunas de las entidades españolas reconocidas por el Observatorio de la Comunicación Interna en 2011 fueron: Telefónica,  Arbora&Ausonia, CatalunyaCaixa o Tecnatom.

 

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Christian Palau: “La revolución móvil se fundamenta en cuatro pilares básicos: conectividad, utilidad, adaptabilidad y modelo de negocio”

Christian Palau, profesor de Marketing de ESIC, participó en el pasado BizBarcelona y con su presentación: “El consumidor móvil ¿Cómo interactuar con él?” explicó de manera muy dinámica la revolución móvil que estamos viviendo en el mundo entero.

Las puertas de la Fira de Barcelona se abrieron para acoger, un año más, el BizBarcelona. El evento concentró a más de 12.000 visitantes que disfrutaron de nuevas soluciones para  PYMES y emprendedores.

El profesor de Marketing de ESIC, Christian Palau, inauguró las sesiones informativas con su presentación: “El consumidor móvil. ¿Cómo interactuar con él?” en la que reveló con detalle todos los secretos de la revolución móvil.

Palau arrancó con una curiosa comparación entre el Motorola de 1983 y el Iphone 5. En sus inicios, el primer móvil costaba casi 4.000$ y pesaba cerca de un kilo, mientras que actualmente, los terminales son muchísimo más potentes, no llegan a los 200 gramos y su precio es seis veces más económico.

Según el docente, todos disfrutamos de un dispositivo pero pocos sabemos realmente cómo sacarle el mayor provecho: “El móvil es algo más que un aparatito que nos permite hablar. Dentro del terminal tenemos muchas funcionalidades como la de altavoz, micro, wifi, NFC… pero no podemos olvidar de que también tenemos acelerómetro, GPS, giroscopio además de  una serie de sensores como el de movimiento, proximidad, presión… todos éstos se usan de manera muy esporádica, pero tienen muchas aplicaciones. Por ejemplo, al sensor de movimiento tiene una aplicación que se llama Waze que te permite conocer el estado del tráfico mientras vas conduciendo”.

El ex director de marketing de Infojobs declaró que actualmente estamos inmersos en la revolución móvil y según el profesor, ésta se sostiene en cuatro pilares básicos: conectividad, utilidad, adaptabilidad y modelo de negocio: “La sociedad en general está viviendo una revolución brutal. Los dispositivos móviles han entrado en nuestras vidas y cada vez somos más los que contamos con uno. De hecho, en España hay 21 millones de smartphones y es el octavo país en el mundo en la  penetración de éstos. Podéis tener Iphones, Android, Blackberries… pero no os engañéis a vosotros mismos, todos terminaréis utilizando móviles chinos, asumidlo”. Y añadió: “Además, somos líderes en tablets con 3,2 millones de usuarios. ¡Qué curioso, estamos en atravesando una crisis impresionante, pero en España tenemos más tablets que nadie!”.

Palau afirmó con rotundidad que nos movemos por la inmediatez y ello, lo aprovechan las grandes empresas para aumentar sus ingresos creando nuevas y fáciles aplicaciones. “Actualmente vivimos en una sociedad en la que lo queremos todo ya y de ello se aprovechan las grandes marcas. Por ejemplo, en EEUU han creado un negocio, ButterMilk, que no es más que una parada móvil de comida. Los usuarios votan a través de su dispositivo dónde quieren la parada y la camioneta al día siguiente está en el lugar que ha recibido más puntuación”.  Y aseguró: “En cuanto a las aplicaciones, existen varios tipos: las que alcanzan la popularidad muy rápidamente y se estancan, las que experimentan un crecimiento brutal y caen en picado, las monótonas y las que experimentan una progresión constante y sin límite”.

Christian Palau también abordó el tema de los egos personales y la necesidad del individuo de sentirse parte de un colectivo: “Todos queremos ver nuestro esfuerzo reconocido y además queremos ser siempre mejor que nuestro compañero. Somos cotillas por naturaleza, ¿por qué se creó Facebook? Nos interesa la vida de los demás. Lo social es una commodity (mercancía, producto) en el universo mobile”.

Ya para concluir, el presentador detalló las últimas dos premisas de la revolución: “Los consumidores somos impacientes”. Palau afirmó que nuestra sociedad lo quiere todo al instante así que lo más útil es adaptar nuestros intereses al dispositivo móvil. Esto se explica de una manera muy obvia, por ejemplo en la lectura de las noticias a través del móvil. Queremos saber qué pasa en el mundo pero no nos interesa leer la noticia entera, queremos que nos den sólo los titulares.

Según el profesor, vivimos en la cultura de “The pointer vs The finger” (el cursor contra el dedo) ya que con el arrastre del dedo crece nuestra ilusión de ser parte de la interacción. Independientemente de todo esto, un aspecto clave en la revolución móvil está en buscar la rentabilidad tanto como usuarios como empresarios. Siendo clientes, a través de nuestro dispositivo podremos ahorrar buscando ofertas y comparando precios y si somos vendedores podremos implementar aplicaciones para aumentar la facturación de nuestro negocio agilizando trámites de compra y venta de productos. Es decir, con el móvil cualquier segmento de la población puede sacar provecho.

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Andrew Funk: “Queremos agrupar un millón de emprendedores en el mundo hispanoparlante”

Cofundador de IDaccion y Business Developer en Cofema, Andrew Funk, nos atendió en el BizBarcelona para explicarnos con detalle qué soluciones puede aportar su programa para que los emprendedores alcancen sus metas.

En IDaccion están convencidos de que las personas emprendedoras son las principales protagonistas del desarrollo económico y social. Además, también creen que el contacto y la colaboración entre ellas las beneficia a todas. La fusión de ideas, redes y esfuerzo económico genera nuevas oportunidades de negocio.

¿Qué hace un americano en Barcelona?

 Llevo ya 8 años aquí y viene con ganas de aprender español. Hace un tiempo monté la escuela English Metas que está enfocada hacia profesionales. Profesionales formando a profesionales. Además también empecé a trabajar en Cofema que es una empresa de capital de riesgo. Mi interés por ayudar a emprendedores e inversores me impulsó a fundar, junto con Luís Rodríguez, IDaccion.

Con IDaccion habéis creado una plataforma para unir a emprendedores y empresas a través de Internet…

Sí, hemos creado una plataforma para emprendedores en el mundo hispanohablante. Creemos que las personas emprendedoras son las principales protagonistas en el desarrollo económico y social. Además, tenemos un blog que recibe unas 30.000 visitas al mes. Actualmente, ya somos un grupo de unos 8.000 empresarios y hemos alcanzado el número uno en el mundo.

¿Cuál es  vuestro objetivo?

Nuestro objetivo es ofrecer herramientas y conocimiento a los emprendedores para que puedan optimizar su negocio. En un futuro no muy lejano queremos alcanzar el reto de agrupar un millón de emprendedores en el mundo hispanoparlante.

¿Cómo pensáis hacerlo? ¿Qué acciones estáis llevando a cabo?

Estamos creando una mutua para emprendedores. Allí encontrarán todo lo que necesiten para poner en marcha sus ideas, desde un seguro financiero, gestión de proyectos, asesoramiento…

Por todo el mercado hispanohablante…

Sí, ya estamos en España, México, Perú… 

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Henrik Scheel: “La integridad es la base fundamental de cualquier equipo”

Innovador empedernido y emprendedor, Henrik Scheel, fundador de Start-up Experience, cruzó el charco para participar en el ciclo de conferencias, San Francisco- Barcelona. Espíritu emprendedor, aprende de los mejores, en el BizBarcelona donde aportó las claves para arrancar una empresa de Internet con éxito.

Las puertas del recinto ferial de Montjuic se abrieron para acoger el programa BizBarcelona que, un año más, aportó soluciones para acelerar los negocios de PYMES y emprendedores. Entre las novedades de esta feria destacamos las sesiones del programa Barcelona-San Francisco en el que un amplio grupo de emprendedores narraron sus experiencias y aconsejaron a los asistentes.

Presentado por Guillermo Marqueta, el coordinador del programa Linktostart de la Fundación INLEA, Henrik Scheel animó a los oyentes a mejorar el mundo ejecutando sus ideas: “El mundo está lleno de grandes problemas: pobreza, calentamiento global de la tierra… vosotros tenéis las ideas y los recursos para reconducir la situación y mejorar el planeta”.

El emprendedor afirmó que existen dos tipos de personas: las que se conforman y las que constantemente buscan mejorar: “En una humilde tribu de filipinas, convivían muchas familias en casas a oscuras ya eran cuevas que no tenían orificios para llegaba la luz. Uno de los habitantes decidió coger las botellas de agua, cortarlas, e incrustarlas en el techo para dejar pasar los rayos solares y, de este modo, iluminar el hogar. Éste parece un ejemplo tonto, pero deja patente las diferencias entre las personas conformistas y las que siempre quieren mejorar”.

Scheel reconoció que a la hora de arrancar un negocio o una startup es inevitable correr riesgos: “A nadie le gusta fracasar. Pero está claro que si no te arriesgas es imposible avanzar en ningún proyecto. Lo importante es tener muy claro tu objetivo y no alejarte demasiado de él”. El fundador de Startup Experience también quiso enfatizar en la importancia de detectar rápidamente cualquier error para evitar la pérdida de dinero: “Es vital ser muy perfeccionista en tu negocio. Detectar un fallo a tiempo significa que es mucho más sencillo corregirlo y además a nivel económico la pérdida es mucho menor”.

Según el empresario, la principal diferencia entre Silicon Valley y España o en este caso Barcelona, es que allí se fomenta mucho más el emprendimiento: “En Silicon Valley, entras a cualquier bar y todo el mundo te pregunta por tus ideas. ¿Qué tipo de negocio quieres crear? ¿Has hablado con posibles clientes? ¿Cómo podemos colaborar? Mientras que aquí en España el tema se toca entre unos pocos y todavía no está del todo asentado en la sociedad. En Barcelona todavía usáis la vieja premisa que enseñaron mis antiguos profesores de guárdate tu idea y no la comentes con nadie hasta que no la tengas bien patentada”.

Para concluir, Henrik Scheel recalcó la necesidad de reunir un buen equipo, de confianza, que luche por un mismo objetivo, y, sobre todo, que sea íntegro: “En cualquier negocio lo más importante es el equipo. La gente con la que trabajas debe ser de tu total confianza, capaz de asumir tu empresa como suya y con ganas de tirarla adelante. La inteligencia no es el valor fundamental de cualquier grupo, es la integridad de sus componentes”.

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